ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขอรับชำระเงินดังกล่าว เช่น ผู้ขายสินค้า ผู้ให้บริการ ผู้รับจ้าง ผู้รับเหมา ผู้ให้เช่า หรือผู้ให้กู้ เป็นต้น โดยออกให้แก่ลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญา ซึ่งเป็นผู้มีหน้าที่ชำระเงิน เช่น ผู้ซื้อสินค้า ผู้ใช้บริการ ผู้ว่าจ้าง ผู้เช่า หรือผู้กู้ เพื่อแจ้งให้ผู้รับหนังสือดังกล่าวทราบว่าตนมีหน้าที่ต้องชำระเงินตามจำนวน ระยะเวลา วิธีการชำระเงินและรายละเอียดที่ปรากฏในหนังสือดังกล่าว เช่น เงินค่าสินค้า เงินค่าบริการ เงินค่าจ้าง เงินค่าเช่า หรือเงินที่ชำระคืนเงินที่กู้และค่าดอกเบี้ย
ในกรณีที่ไม่มีข้อตกลงหรือสัญญากำหนดระยะเวลาชำระเงินเอาไว้แน่นอนชัดเจน โดยทั่วไป ตามกฎหมายลักษณะหนี้กำหนดให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินจะต้องชำระเงินก็ต่อเมื่อผู้มีสิทธิได้รับเงินได้แจ้งขอรับชำระเงินให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินชำระเงินทราบ หรือในกรณีที่มีข้อตกลงหรือสัญญากำหนดระยะเวลาชำระเงินเอาไว้แน่นอนชัดเจนแล้ว แม้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินจะมีหน้าที่ต้องชำระเงินตามกำหนดระยะที่แน่นอนชัดเจนนั้นโดยไม่จำเป็นต้องมีการบอกกล่าวหรือแจ้ง แต่โดยทั่วไปแนวปฏิบัติและมารยาทในการดำเนินธุรกิจ ผู้มีสิทธิได้รับเงินมักส่งหนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้ให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินทราบด้วย ทั้งนี้เพื่อเป็นการย้ำเตือนผู้มีหน้าที่ชำระเงิน และในบางกรณี ผู้มีหน้าที่ชำระเงินอาจมีนโยบายทางการเงินภายในให้จำเป็นต้องใช้หนังสือดังกล่าวในการดำเนินการเบิกจ่ายภายในด้วย ดังนั้น ผู้มีสิทธิได้รับเงินก็ควรจัดทำหนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้จัดส่งแจ้งให้แก่ผู้มีหน้าที่ชำระเงินทราบ ไม่ว่าในกรณีที่มีหรือไม่มีข้อตกลงหรือสัญญากำหนดชำระเงินที่แน่นอนก็ตาม
รายละเอียดที่ต้องมี
ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
- ชื่อและที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
- เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
- เลขที่ใบวางบิล
- ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร
ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
- ชื่อและที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
- รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม
- วันครบกำหนดชำระเงิน
- ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร
แต่ถ้าคุณมาใช้บริการ goodinvoice คุณสามารถที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ ให้กับลูกค้าได้ฟรี